Ciri Surat Dinas dari Segi Bentuk

Surat dinas merupakan salah satu jenis surat yang sering digunakan di berbagai lembaga dan instansi pemerintah. Berbeda dengan surat resmi lainnya, surat dinas ini memiliki ciri khas tersendiri. Ini dikarenakan surat dinas biasanya digunakan untuk memberitahukan informasi penting yang berkaitan dengan kebijakan suatu lembaga atau instansi. Lantas, bagaimanakah ciri surat dinas dari segi bentuk? Berikut ini beberapa ciri surat dinas dari segi bentuk yang perlu Anda ketahui.

1. Menggunakan Amplop

Ciri utama surat dinas adalah menggunakan amplop. Pengiriman surat dinas biasanya menggunakan amplop berwarna coklat atau hitam. Selain itu, surat dinas juga menggunakan amplop bergaris pada kedua sisinya. Surat dinas yang dikirimkan melalui pos biasanya menggunakan amplop berwarna coklat. Sedangkan untuk surat dinas yang dikirimkan secara langsung, biasanya menggunakan amplop berwarna hitam.

2. Mencantumkan Nomor Surat dan Nama Lembaga

Surat dinas biasanya mencantumkan nomor surat dan nama lembaga yang bersangkutan. Nomor surat dinas biasanya terletak di bagian atas surat. Sementara itu, nama lembaga yang bersangkutan biasanya terletak di bagian tengah atau bawah surat. Pada bagian bawah surat dinas, terdapat pula segel yang biasanya berisi nama lembaga dan logo dari lembaga tersebut.

3. Mencantumkan Tanda Tangan dan Paraf

Surat dinas biasanya mencantumkan tanda tangan dan paraf pada bagian akhir surat. Tanda tangan disini berfungsi untuk menandai bahwa surat dinas telah disetujui dan ditandatangani oleh petinggi lembaga atau instansi yang bersangkutan. Selain tanda tangan, surat dinas juga biasanya mencantukan paraf dari beberapa pihak yang berkepentingan. Paraf ini berfungsi untuk menandakan bahwa surat dinas telah melalui proses pemeriksaan dari beberapa pihak.

4. Menggunakan Bahasa Resmi dan Tulisan Rapi

Surat dinas biasanya menggunakan bahasa resmi yang jelas dan mudah dipahami. Penggunaan bahasa resmi ini berfungsi untuk mempermudah pembaca dalam memahami isi surat dinas. Selain itu, tulisan pada surat dinas juga biasanya rapi dan jelas. Penulisan rapi ini berfungsi untuk memudahkan pembaca dalam memahami isi surat dinas.

5. Menggunakan Kata-Kata Sederhana

Surat dinas biasanya menggunakan kata-kata sederhana dalam menyampaikan pesan. Hal ini bertujuan agar pesan yang disampaikan dapat dimengerti oleh pembaca dengan mudah. Selain itu, penggunaan kata-kata sederhana juga berfungsi untuk mempercepat proses pengiriman surat dinas.

6. Mencantumkan Logo dan Tanda Tangan Petinggi Lembaga

Selain mencantumkan tanda tangan petinggi lembaga, surat dinas juga biasanya mencantumkan logo lembaga yang bersangkutan. Logo ini berfungsi untuk menandai bahwa surat dinas tersebut benar-benar berasal dari lembaga yang bersangkutan. Logo lembaga biasanya terletak di bagian atas surat atau di bagian bawah surat.

7. Mencantumkan Lampiran

Surat dinas biasanya juga mencantumkan lampiran. Lampiran ini berisi informasi penting yang berkaitan dengan isi surat dinas. Informasi penting ini berupa dokumen, gambar, ataupun video yang berkaitan dengan isi surat dinas tersebut. Lampiran ini biasanya berada di bagian akhir surat dinas.

8. Menggunakan Label Kode Warna

Surat dinas juga biasanya menggunakan label kode warna. Label kode warna ini berfungsi untuk menandai bahwa surat dinas tersebut sudah melalui proses persetujuan dari beberapa pihak. Label kode warna ini biasanya terletak di bagian bawah surat dinas.

Kesimpulan

Surat dinas memiliki ciri khas tersendiri dari segi bentuk. Ciri utama surat dinas adalah menggunakan amplop berwarna coklat atau hitam. Selain itu, surat dinas juga mencantumkan nomor surat dan nama lembaga, tanda tangan dan paraf, bahasa resmi dan tulisan rapi, kata-kata sederhana, logo lembaga dan tanda tangan petinggi, lampiran, serta label kode warna. Dengan mengetahui ciri-ciri ini, Anda dapat membedakan antara surat dinas dengan surat resmi lainnya.